Excel y WhatsApp: De mejores amigos a los peores enemigos de tu crecimiento
Seamos honestos: Excel es una maravilla. Es la "vieja confiable". Probablemente empezaste tu negocio con una hoja de cálculo para tus ventas y una libreta para tus gastos. Y para vender, nada mejor que el WhatsApp: rápido, directo y todo mundo lo tiene.
Durante la etapa de "arranque", este dúo dinámico funciona perfecto. Es gratis y fácil.
Pero luego pasa algo genial: Tu negocio crece. Empiezas a tener más clientes, contratas a un ayudante, luego a un vendedor, y el inventario crece.
Y de repente, lo que antes era tu solución, se convierte en tu freno de mano. Empiezas a sentir el caos.
En Inverskit hemos visto esta película muchas veces. Aquí te explicamos las 3 señales claras de que el Excel y el WhatsApp están "matando" silenciosamente a tu empresa:
El síndrome del "Archivo_Final_V3_ahora_si.xlsx"
El gran problema de Excel es que no está hecho para trabajar en equipo. Es un archivo estático, no un sistema vivo.
- Tú tienes una versión del inventario en tu laptop.
- Tu contador tiene otra versión.
- Tu vendedor tiene otra apuntada en un papel.
¿El resultado? Errores humanos. Vendes algo que ya no tenías en bodega, o le cobras mal a un cliente porque tenías la lista de precios vieja. Cuando pasas de Excel a un ERP (Sistema de Planificación), todos ven la misma información en tiempo real. Si alguien vende un martillo en el mostrador, se descuenta del sistema al instante. Se acabaron los "otros datos".
El "Agujero Negro" del WhatsApp
Vender por WhatsApp es genial, pero administrar clientes por WhatsApp es una pesadilla.
Imagina este escenario: Un cliente te pide una cotización el lunes. Tú andas ocupado y abres el mensaje, pero no contestas. Luego te entran 50 mensajes de grupos de familia, amigos y otros clientes. ¿Qué pasó con esa cotización? Se fue al fondo del chat. Se te olvidó. "Se te fue el cliente vivo".
Y peor aún: ¿De quién es el celular? Si tus vendedores usan sus propios teléfonos para vender, el día que renuncien, se llevan tu cartera de clientes con ellos. Un CRM (Gestión de Clientes) centraliza todo. No importa quién atienda, la empresa es dueña de la información, del historial y de los contactos.
La dependencia de la memoria
Cuando usas Excel y WhatsApp, el negocio depende de la memoria de las personas.
"Oye, ¿te acuerdas cuánto le cobramos a la constructora el mes pasado?" -> "Híjole, deja busco en el chat a ver si lo encuentro".
Eso no es operar una empresa profesional; eso es improvisar.
Un sistema de verdad guarda el historial de todo.
- ¿Qué compró este cliente hace un año? Aquí está.
- ¿Quién autorizó este descuento? Aquí dice.
- ¿Cuál es el producto que más se vende en mayo? El sistema te lo dice con un clic.
No te sientas mal, es parte de crecer
Si te identificaste con estos problemas, ¡felicidades! Significa que tu negocio ya es lo suficientemente grande como para necesitar "ropa de adulto".
Dejar el Excel y el WhatsApp personal no significa volverse burocrático o lento. Significa ordenar la casa para poder recibir a más invitados (clientes) sin volverte loco.
En Inverskit, tenemos las herramientas justas para dar ese salto.
- Sistemas administrativos que son igual de fáciles que llenar una hoja de cálculo.
- Sistemas de chat que organizan tus ventas para que no se te escape ni una.
El Excel te trajo hasta aquí, pero no te llevará al siguiente nivel.
¿Listo para graduar a tu empresa?
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